Con l’avvio della campagna dichiarativa 2026, la notizia tecnicamente più rilevante e di maggiore interesse operativo è l’approfondimento sui rimborsi spese nel regime forfetario, perché una recente risposta a interpello sembrerebbe estendere ai forfetari la disciplina ordinaria del TUIR introdotta dal DLgs. 192/2024, aprendo un fronte interpretativo che incide direttamente su tassazione, documentazione e gestione dei costi. Il tema è centrale per professionisti, imprese e CFO che lavorano con collaboratori autonomi, consulenti esterni e rapporti professionali strutturati, perché riguarda la corretta qualificazione dei rimborsi e la loro eventuale rilevanza reddituale.
Quadro normativo
La base normativa è rappresentata dagli artt. 54, comma 2, lett. b), e 54-ter, comma 1, del TUIR, come modificati dal DLgs. 192/2024, oltre agli obblighi di tracciabilità per spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto, inclusi taxi e NCC. La questione tocca in particolare i professionisti in regime ordinario, ma l’aspetto davvero delicato è capire se e come tali regole si riflettano anche sul regime forfetario, che per sua natura è costruito su criteri semplificati di determinazione del reddito. Proprio qui nasce l’incertezza interpretativa che rende il tema attuale e altamente “spendibile” sul piano operativo.
Nel regime ordinario, la logica è quella di distinguere con attenzione tra spese sostenute direttamente dal professionista, spese riaddebitate al cliente e rimborsi che possono assumere natura reddituale o neutra a seconda dei presupposti documentali e sostanziali. La nuova impostazione del TUIR mira a dare un inquadramento più chiaro, ma la sua applicazione concreta richiede di verificare chi sostiene il costo, in nome di chi, con quali prove e con quale collegamento all’incarico. Per i forfetari, invece, il dubbio è se la semplificazione del regime possa davvero “assorbire” o neutralizzare la disciplina ordinaria, oppure se il rinvio interpretativo porti a effetti imprevisti sul piano della imponibilità dei rimborsi.
Impatti per imprese e CFO
Per le imprese, la prima conseguenza è contrattuale e amministrativa: nei rapporti con professionisti e consulenti occorre chiarire meglio la natura dei rimborsi, la titolarità delle spese e il regime di fatturazione o riaddebito, per evitare contestazioni su imponibilità, IVA, deducibilità e corretta contabilizzazione. Sul piano del bilancio, una classificazione non coerente può alterare la lettura dei costi per servizi e incidere sui controlli interni, soprattutto quando il rimborso è frequente o strutturale in consulenze, trasferte e attività fuori sede. In chiave di pianificazione fiscale, il punto non è solo la deduzione del costo, ma anche il rischio di trattamenti disallineati tra pagatore e percettore, con possibili riflessi sanzionatori in caso di gestione documentale carente o di errata qualificazione del compenso.
La criticità principale sta nella tensione tra la semplificazione del forfetario e l’estensione, anche solo interpretativa, di regole pensate per il reddito di lavoro autonomo ordinario. Serve quindi prudenza nel leggere ogni rimborso come “neutro”: la risposta operativa dipende da contratto, prova della spesa, intestazione del documento, modalità di pagamento e formulazione della parcella o della nota spese. In pratica, il rischio è che una gestione informale dei rimborsi trasformi un costo apparentemente marginale in un tema di imponibilità, indetraibilità o contestazione in dichiarazione.
L’impresa, il CFO e il consulente dovrebbero subito verificare i contratti con professionisti e fornitori di servizi, standardizzare le clausole sui rimborsi e presidiare la documentazione di supporto, soprattutto per trasferte, vitto, alloggio e trasporti. È opportuno anche allineare contabilità, procedure amministrative e istruzioni operative per chi approva le spese, così da evitare errori in fattura, in libro giornale e in dichiarazione. In questa fase, la scelta più prudente è trattare il tema come un punto di controllo fiscale ricorrente, non come un dettaglio accessorio.
